Meilensteintrendanalyse
Die Meilensteintrendanalyse ist eine Methode des Projektmanagements, um den Projektfortschritt zu überwachen und so Terminverzögerungen frühzeitig erkennen zu können. Viele Projekte, insbesondere IT-Projekte, sind mit hohen Risiken behaftet. Diese Risiken führen oft zu Terminverzögerungen von Teilprojekten, die dann wiederum Auswirkungen auf die Terminplanung des Gesamtprojekts haben.
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2 Ablauf 3 Trendmuster 4 Bewertung und Interpretation 5 Einsatzbereiche der Meilensteintrendanalyse im Projekt 6 Template |
Im Laufe eines Projekts finden viele solcher oben beschriebenen Statusmeetings statt. Daher werden für jeden Meilenstein entsprechend viele Terminbestätigungen (d.h. der Meilensteintermin verschiebt sich nicht) oder neue Termine (d.h. der Meilensteintermin verschiebt sich nach hinten oder vorn) gesammelt. Aus diesen Terminen ergibt sich für jeden Meilenstein ein Trend. Dieser wird mittels der grafischen Auswertung der MTA visualisiert.
Im oben gezeigten Beispiel ist die grafische Darstellung einer MTA über den Berichtszeitraum Januar bis September 2004 für einen Meilenstein zu sehen. In der ursprünglichen Planung war für diesen Meilenstein der Oktober 2004 als Endtermin vorgesehen. Aus der Grafik lässt sich entnehmen, dass sich ab Juni 2004 erkennen ließ, dass die Erfüllung des Meilensteins bereits im September 2004 erreicht sein würde.
Neben dem oben bereits gezeigten Trendmuster (Meilenstein wird früher als ursprünglich erwartet erreicht) gibt es noch weitere bekannte Muster in der MTA. Hier einige weitere Beispiele:
Grün: Der wiederholt fallende Verlauf der Reihe deutet auf eine Planung mit zu hohen Sicherheitspuffern hin. Der Meilenstein wird deutlich früher erreicht als geplant. Bei einer genaueren Terminvorhersage hätte zum Beispiel die Verteilung der Ressourcen optimiert werden können.
Rot: Hier zeigt sich das krasse Gegenteil der grünen Reihe. Der stark ansteigende Verlauf zeigt eine zu optimistische Terminplanung an. Der ursprünglich vorgesehene Termin kann nicht gehalten werden und muss mehrfach nach hinten verschoben werden.
Blau: Der zick-zack Verlauf weist auf eine generelle große Unsicherheit in den Terminaussagen hin. Daher muss der Termin mehrfach vor- und wieder zurückverlegt werden. Andererseits zeigt sich hier, dass eventuell Probleme erkannt wurden, der Termin daher nach hinten verschoben werden musste, dann entsprechende Gegenmaßnahmen erfolgreich eingeleitet wurden und der Termin entsprechend wieder auf den ursprünglichen Termin vorverlegt werden konnte.
Gelb: Dies entspricht dem Idealverlauf von Meilensteinterminen. Die Terminschätzungen wurden fortlaufend bestätigt und der geplante Termin wird eingehalten.
Voraussetzungen
Wichtige Voraussetzung für die MTA sind eindeutig definierte Meilensteine mit festen Terminen und den zu erreichenden Zielen. Ein Meilenstein kann zum Beispiel der Abschluss eines Teilprojekts sein. Auf Basis dieser Meilensteine lässt sich mittels der MTA ein Trend bzgl. der Termine erkennen und somit kann etwaigen Terminverschiebungen frühzeitig entgegengewirkt werden.Ablauf
Wie oben erwähnt sind für die MTA fest definierte Meilensteintermine notwendig. Diese werden zu Beginn eines Projekts für die Projektplanung festgelegt. Die Meilensteine kennzeichnen Zwischenergebnisse des Projektes, wie z.B. der Abschluss eines Teilprojekts.
Für die MTA müssen diese Meilensteintermine regelmäßig überprüft und hinterfragt werden. Dies geschieht am besten in einem regelmäßigen (Status-)Meeting (z.B. im Rahmen eines Projekt Jour Fixe), bei dem möglichst alle Personen teilnehmen, die für einen oder mehrere der Meilensteine verantwortlich sind.
In diesen Meetings wird der Status eines jeden Meilensteins durchgesprochen. Dazu gehören u.a.
Sollte es zu Terminverschiebungen bzgl. eines Meilensteins kommen, so muss ein neuer Termin definiert werden. Dieser wird entsprechend in die MTA eingetragen. Wenn nicht, wird der alte Termin beibehalten.Trendmuster
Bewertung und Interpretation
Die Interpretation der Reihen ist natürlich als Prognose des weiteren Verlaufs für das Projektmanagement weitaus interessanter als die oben aufgeführten Betrachtungen von bereits abgeschlossenen Meilensteinen.
Mit einiger Erfahrung und Augenmaß lassen sich mittels der MTA auch Prognosen über den weiteren Verlauf der Terminsituation treffen. Verschiebt sich z.B. ein Meilensteintermin trotz eingeleiteter Gegenmaßnahmen weiter nach hinten, so ist die Wahrscheinlichkeit, dass der geplante Termin eingehalten werden kann sehr gering. Dies lässt sich durch die MTA frühzeitig erkennen und anhand der Grafik ablesen. Gerade bei Abhängigkeiten von Meilensteinen / Teilprojekten untereinander ist ein frühzeitiges Erkennen von Terminverschiebungen ungemein wichtig, um diese bei den nachfolgenden abhängigen Meilensteinen / Teilprojekten entsprechend berücksichtigen zu können.