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knowledge warehouse

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Knowledge Warehouse

Table of contents
1 SAP Knowledge Warehouse

SAP Knowledge Warehouse

Das SAP Knowledge Warehouse (im folgenden als SAP KW abgekürzt) der Firma SAP ist ein zweigeteiltes System (s.u.), mit dem es z.B. möglich ist, die Hilfetexte zu Transaktionen mit eigenen, dann spezifisch angepassten, Dokumenten zu ersetzen. Die Hilfe wird wie gewohnt aus der Transaktion aufgerufen und im Browser angezeigt.

Neben dieser Online-Hilfe für die SAP-Systeme lassen sich im SAP KW jegliche Art Dokumentation ablegen und durch Navigationsstrukturen finden. Auch die Volltextsuche in den Dokumenten ist unterstützt.

Das SAP KW wird von (mindestens) zwei Komponenten angetrieben:

Zusätzliche Contentserver sind einsetzbar, um z.B. eine Lastverteilung beim weltweitem Einsatz zu gewähren. So könnte ein eigener Contentserver für asiatische Sparachen benutzt werden, der durch das zentrale SAP System angesteuert wird, wenn ein Anwender im japanischen Sprachraum Hilfe anfordert.

Eine weitere Möglichkeit der Lastverteilung ust der Einsatz eines so genannten Cache-Servers, dessen Funktion darin besteht, alle Anfragen aus einer Außenstelle zu bündeln und schon mal angezeigte Dokumente lokal zu speichern. So werden z.B. die amerikanischen Nutzer des Systems die Hilfetext nicht ständig durch die WAN-Leitung aus Europa abrufen, sondern der Cache-Server speichert die angefragten Dokumente zwischen. Beim erstenmal ist's langsam, danach dann nicht wieder. Bis das Dokument eine Änderung erfährt.

Warum wird Knowledge Warehouse eingesetzt?

Fachliche Anforderung:

  • Die Online-Hilfe soll ergänzend zur SAP Standardhilfe den Zugriff auf selbsterstellte Hilfe-Dokumente ermöglichen, die für die in SAP auszuführenden Transaktionen eine anwendergerechte Beschreibung der auszuführenden Arbeitsschritte, der jeweils zu verwendenden Datenfelder und der Bedingungen ihrer Verwendung sowie möglicher Entscheidungsschritte bieten.
  • Die spezifische Hilfe soll dem Anwender direkt angeboten werden ohne die Notwendigkeit einer Suche.
  • Daneben soll der Zugriff auf tiefergehende Erklärungen und Hintergrundinformationen möglich sein.

Auswahl Knowledge Warehouse:

  • einheitlicher mehrsprachiger Zugriff auf spezifische Transaktionsbeschreibungen direkt aus der SAP-Transaktion heraus.
  • Mehrere Hilfe-Ausprägungen über Kunden-Kontexte erstellbar. Hierdurch mehrere SAP-Systemlandschaften bedienbar.

Nutzen für Anwender:

  • transaktionsspezifische Dokumente (auch für eigenerstellte Transaktionen)
  • ergänzende Übersichtsdokumente (Konzepte, Leitfäden, Schulungsmaterial)
  • einheitlicher Aufbau / Layout der Online-Hilfe
  • schneller einheitlicher Zugriff aus SAP-Transaktion bzw. aus Intranet-Einstiegslink)
  • Arbeitsplatzunabhängig
  • Aktualität der Information bei Systemveränderungen / Releasewechseln)

Nutzen für Betreiber:

  • Entlastung Support Desk.
  • Verbesserte Benutzerakzeptanz.
  • Qualitätsgesicherte Aktualität der Information durch Versionierung
  • definierte Freigabeverfahren für Autoren
  • Kürzere Einarbeitungszeiten bei Arbeitsplatzwechsel / neuer Mitarbeiter (User/in lernt einmal die Online-Dokumentation und kann diese überall einsetzen).
  • Durch die Einheitlichkeit von Struktur und Layout: übergreifende Dokumentenerstellung möglich (Vermeidung von Doppelarbeit).
  • Reduzierung von Druckkosten für Handbücher.

Neuigkeiten in Version 6.0:

  • Statistik-Funktionen
  • erweiterte Suchfunktion (auch in PDF!)
  • qualitativ bessere HTML Übersetzung aus Word (Notwendig für Autoren: Office XP!!)
  • Beginn der Umstellung auf XML (Formatunabhängige Beschreibungssprache), ab Version 7.0 mit XML-Editor

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